Wat te doen bij een disfunctionerende werknemer

Disfunctionerende werknemers zijn vaak lastige dossiers voor werkgevers. In de praktijk zien wij vaak dat werkgevers tegen de lamp lopen, omdat zij pas juridisch advies inwinnen als de werknemer al langere tijd disfunctioneert en de werkgever inmiddels afscheid wil nemen van een disfunctionerende werknemer. Dit kan gepaard gaan met hoge kosten als er geen dossier is opgebouwd. De ontslaggrond “disfunctioneren” vergt namelijk een zorgvuldig traject met uitgebreide dossieropbouw van de werkgever.

Ontslaggrond disfunctioneren

Als een werknemer disfunctioneert kan ontbinding van de arbeidsovereenkomst worden verzocht bij de kantonrechter. Het volgende moet dan worden aangetoond:

– De werknemer is ongeschikt voor de bedongen arbeid. De bedongen arbeid ziet op de overeengekomen functie.
– Het disfunctioneren is niet het gevolg van ziekte of gebreken van de werknemer.
– Het disfunctioneren is niet het gevolg van onvoldoende zorg vanuit de werkgever voor scholing of arbeidsomstandigheden van de werknemer.
– De werknemer is tijdig van het disfunctioneren op de hoogte gesteld en heeft in voldoende mate de mogelijkheid gehad om zich te verbeteren.
– De werknemer kan binnen een redelijke termijn niet worden herplaatst in een alternatieve passende functie (eventueel na scholing).

Belangrijk: dossieropbouw

Om aan te tonen dat aan bovengenoemde voorwaarden voor de ontslaggrond disfunctioneren is voldaan, is het van belang dat iedere stap van het proces schriftelijk wordt vastgelegd. Denk daarbij onder andere aan de volgende documentatie:

– Een duidelijke functieomschrijving. Dit vormt de basis van het functioneren en de toets of hieraan voldaan wordt.
– Functioneringsgesprekken. Leg goed vast wat er wordt besproken, wat er goed gaat, wat verbetering vereist en hoe dit zal worden bereikt.
– Verslagen van alle gesprekken en/of opmerkingen over het functioneren van de werknemer. Zorg dat gesprekken bijvoorbeeld nog via de mail wordt bevestigd, zodat het schriftelijk is aan te tonen dat de werknemer hiervan op de hoogte was en dit is besproken.
– Een verbeterplan. Uit rechtspraak blijkt dat er veel waarde wordt gehecht aan het volgen van een verbeterplan. In een dergelijk verbeterplan wordt concreet en zo objectief mogelijk benoemd wat voor doelen de werknemer binnen een bepaalde tijd moet behalen, om het verbetertraject succesvol af te ronden. Het is erop gericht om de werknemer de mogelijkheid te geven om zich te verbeteren, met de nodige begeleiding en evaluatie. Ook de evaluaties moeten steeds schriftelijk worden vastgelegd. Hoelang een verbetertraject moet duren is afhankelijk van alle omstandigheden van het geval (waaronder bijvoorbeeld de verbeterpunten, de aard van het dienstverband, de duur van het dienstverband, etc.), maar gebruikelijk is een periode van 3 – 6 maanden. In het verbeterplan moet helder worden opgenomen wat de gevolgen zijn als het verbetertraject niet wordt behaald en dus dat ontslag een consequentie kan zijn.
– Na het verlopen van een verbeterplan moet een (schriftelijke) eindevaluatie worden opgesteld.

Tip: let op met het toekennen van bonussen. Het is immers ongeloofwaardig om te stellen dat een werknemer al langere tijd disfunctioneert, als hij wel altijd een bonus toegekend heeft gekregen die (deels) gebaseerd is op prestatie.

Werknemer wil niet meewerken aan verbetertraject

Het komt regelmatig voor dat de werknemer het niet eens is met het vermeende disfunctioneren en daarom ook weigert mee te werken aan het verbetertraject. Kan de werknemer dan worden ontslagen?

Uit rechtspraak blijkt dat het aan de werkgever is om te beoordelen of een werknemer voldoet aan de eisen die aan een functie worden gesteld. Als de werknemer een verbetertraject weigert, moet de werknemer goed kunnen onderbouwen waarom en bijvoorbeeld dat het verbetertraject onevenredige en/of onredelijke doelstellingen bevatte. Dat de werknemer een andere visie heeft dan de werkgever, is over het algemeen niet relevant, want het is de werkgever die bepaalt hoe een functie moet worden ingevuld en welke normen daarbij horen. Het weigeren van een verbetertraject kan er dan ook voor zorgen dat de kantonrechter de arbeidsovereenkomst ontbindt. Dit zal echter steeds per geval moeten worden beoordeeld.

Vaststellingsovereenkomst

Uit rechtspraak blijkt dat de lat voor de ontslaggrond disfunctioneren vrij hoog ligt. Het komt dan ook regelmatig voor dat partijen uit elkaar gaan met een vaststellingsovereenkomst, wanneer een situatie van disfunctioneren zich voor doet en het ernaar uit ziet dat partijen beter afscheid van elkaar kunnen nemen. Ook dan blijft de dossieropbouw belangrijk. Hoe beter de dossieropbouw is, hoe sterker de onderhandelingspositie van de werkgever.

Vragen over disfunctioneren en/of ondersteuning nodig bij een dergelijk proces? Neem dan contact met ons op voor advies op maat.