Hoe het zit het ook al weer met.. de herplaatsingsverplichting?

De herplaatsingsverplichting is naast de wettelijke grond een vereiste om over te kunnen gaan tot ontslag. In de praktijk zien wij regelmatig dat werkgevers deze verplichting onderschatten, wat kan leiden tot (1) afwijzing van een ontslagvergunning door het UWV/geen toestemming tot ontslag van de rechter, en/of (2) toewijzing van een billijke vergoeding vanwege het ongeldige ontslag en/of (3) een slechtere onderhandelingspositie bij onderhandelingen over een vaststellingsovereenkomst. Het kan dus aanzienlijke invloed hebben op de uitkomst van een ontslagzaak en dit benadrukt het belang van een proactieve en zorgvuldige aanpak. In dit blog leggen we uit wat de herplaatsingsverplichting precies inhoudt, wat er in dat kader wordt verwacht en geven we een aantal praktische tips.

Wat is de herplaatsingsverplichting?

De herplaatsingsverplichting houdt in dat een werkgever moet onderzoeken of een werknemer die in aanmerking komt voor ontslag, binnen een redelijke termijn in een andere passende functie herplaatst kan worden. Het doel hiervan is om ontslag te voorkomen, mits er alternatieve mogelijkheden binnen de organisatie beschikbaar zijn.

Wanneer geldt de herplaatsingsverplichting?

De herplaatsingsverplichting geldt bij bijna alle ontslaggronden, zoals ontslag wegens bedrijfseconomische redenen of disfunctioneren. De werkgever is verplicht om:

• Te onderzoeken welke functies beschikbaar zijn of op korte termijn beschikbaar komen;
• Actief te zoeken naar passende functies binnen het bedrijf en binnen het hele concern (indien de werkgever onderdeel is van een groep);
• Passende functies aan te bieden aan de werknemer.

De herplaatsingsverplichting geldt niet wanneer dit niet in de rede ligt. Dit is in ieder geval het geval wanneer de werknemer zodanig verwijtbaar heeft gehandeld of nagelaten dat instandhouding van de arbeidsovereenkomst redelijkerwijs niet valt te vergen van de werkgever.

Wat is een “passende functie”?

Een functie is passend als deze aansluit bij de kennis, ervaring en competenties van de werknemer. Soms kan een functie passend worden gemaakt, bijvoorbeeld door middel van scholing of aanpassing van de werkzaamheden. Een werkgever is verplicht om deze mogelijkheden te onderzoeken en aan te bieden, zeker als dit redelijkerwijs mogelijk is. Met scholing wordt een kortdurende opleiding of cursus bedoeld. Of scholing moet worden aangeboden hangt af van de omstandigheden van het geval, zoals o.a. de kosten, de financiële situatie van de werkgever, de duur van de opleiding/cursus, de duur van het dienstverband, etc.
Een werknemer hoeft een functie niet te accepteren als deze niet als redelijk of passend wordt gezien, zoals een forse demotie zonder goede compensatie.

Hoe lang duurt de redelijke termijn?

De redelijke termijn voor herplaatsing hangt af van de opzegtermijn die voor de werknemer geldt. In de meeste gevallen is dit 1 tot 4 maanden. Binnen deze termijn dient de werkgever zich in te spannen om herplaatsing te realiseren. Dit is overigens een inspanningsverplichting en geen resultaatsverplichting.

Praktische tips

De proactieve houding van de werkgever betekent onder andere dat het onderwerp herplaatsing in ieder geval met de werknemer moet worden besproken. Het is onvoldoende om alleen mede te delen dat er geen passende vacatures zijn.

Om aan te tonen dat aan de herplaatsingsverplichting is voldaan, is het cruciaal dat de inspanningen goed worden gedocumenteerd. Denk aan:
• Een overzicht van beschikbare functies binnen de organisatie.
• Interne correspondentie met managers of HR-afdelingen over (vrijkomende) vacatures binnen het bedrijf of concern.
• Verslagen van gesprekken met de werknemer over eventuele herplaatsing: bespreek de wensen van de werknemer in het kader van herplaatsing (is de werknemer bereid om te verhuizen? Wat voor maximale reistijd? Wat voor functies? etc.) en leg dit vervolgens naast de openstaande vacatures. Zorg dat er als het ware samen wordt onderzocht wat de mogelijkheden zijn.
• Opleidingsmogelijkheden die zijn aangeboden.

Vragen over de herplaatsing en/of behoefte aan ondersteuning bij een ontslagprocedure? Neem graag contact met ons op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.